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关于西安工程大学网上协同办公(OA)系统上线测试的通知
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校属各单位:

我校网上协同办公(OA)系统经过网络与信息化管理处前期调研、项目论证和招标流程,选定北京致远协创软件有限公司开发的协同管理软件作为我校新一代网上协同办公(OA)系统。在学校党政办公室的统筹协调下,在人事处、档案馆等各部门的通力配合下,项目经过近三个月的实施,现已基本完工。为保证该系统正式运行后,大家能够高效、便捷地应用该系统开展各项日常工作,提高工作效率。经学校研究决定,从2016年11月18日起,对该系统在全校范围内进行上线测试,现将测试期间有关事项通知如下:

一、系统的功能简介

(一)PC端:

实现公文管理、协同办公、工作管理、督办催办、个人资料库管理、会议管理(含会议室管理)、车辆管理、通知公告、即时通讯、电子签章(名)等功能。

(二)移动端:

实现各类移动设备的即时办公。可通过手机、平板等移动设备处理收文、待办事项、资料库、日程安排、协同办公等工作,解决固定地点办公的约束,实现随时随地处理待办事项。

二、关于系统上线测试期间的注意事项

(一)测试期限:2016年11月18日-2016年12月17日。

(二)如何登录本系统:

1、登录方式:与原来旧的OA系统登录方式相同。

(1)点击学校主页最下端“协同办公”;

(2)浏览器内直接输入http://oa.xpu.edu.cn。

2、用户名和密码:

本系统所用用户名为学校统一编制的教职工工号(教职工校内身份识别的唯一ID,其与即将上线的西安工程大学数字化校园身份识别账号、一卡通账号完全一致),账号初始密码为“123456”,教职工工号由人事处统一下发到各单位办公室。对OA系统内教职工信息经校核需要修改的,由各单位办公室统一收集后以书面的形式报人事处 (联系电话62779071)。

因为本账号涉及功能比较多,为避免因为账号被盗用引起不必要的麻烦,请大家拿到个人账号后第一时间登录系统修改本人登录密码。

新进教职工的信息将会逐步加入系统,学校会在第一时间通知本人所在部门。

3、注意事项:

(1)在个人计算机第一次登录时,因为计算机操作系统和浏览器的原因,系统会提示用户需要对浏览器的安全性进行设置,并提示安装相关的插件,具体操作方法详见附件一

(2)PC端和移动端不能同时登录,否则前一次登录的账号会自动退出系统。

4、关于移动端程序的安装及登录方法:

(1)移动端将会根据用户移动端的系统的不同,分别下载相应的App客户端软件。

苹果用户:可在苹果的APP STORE中搜索下载安装“移动协同”App软件最新版,也可在PC端登录界面扫描二维码下载“移动客户端”App软件最新版。

Andriod用户:可在PC端登录界面扫描二位码下载“移动客户端”App软件最新版。

(2)登录设置:

第一次登录时,请大家按照以下要求设置好登录服务器地址及端口号:服务器地址:202.200.206.16 端口号:9999,用户名和密码同PC端一致。

(三)新系统开始上线测试后,旧的OA系统将只提供2016年11月18日之前的通知和公告信息的查询,从11月18日开始的通知和公告信息将只在新系统内进行发布。待旧的OA系统的信息导入新系统后,旧的OA系统将完全关闭。

(四)新系统开始上线测试后,各项功能将逐步开放,相关的工作流程将逐步上线,在测试期间学校要求这些工作流程要在线上和线下同步进行,如果线上未按流程要求处理的事务,线下也会暂停办理。具体工作流程(事务处理)和要求党政办公室将在系统内以通知或公告的形式进行发布,请大家注意查看。

测试结束后,系统正式运行后,所有在线上运行的工作流程(事务处理),线下将全部停止办理,全部在系统内进行线上处理。具体的工作流程(事务处理)和要求党政办公室将在系统内以通知或公告的形式进行发布,请大家注意查看。

三、拟定网上协同办公系统(OA)系统上线时间进度表

(一)11月18日(本周五)系统上线正式测试。

上线模块及功能:新的公告系统开始运行。

(二)11月23日(下周三)公文管理功能上线正式测试。

上线模块及功能:公文稿件报送、发文审批、公文发布、外来文件处理、文件查询等,主要以党政办的公文管理为主。

(三)其它功能上线正式测试时间待定,以党政办公室的通知为准。

上线模块及功能:协同办公、工作管理、资料库管理、会议(室)管理、车辆管理、移动办公等功能正式上线。

四、关于网上协同办公(OA)系统上线培训

新系统正式上线测试后,面向校内教职工对于该系统的使用培训将会按照学校制订的培训计划同步进行,详情见附件二

五、为了保证系统测试期间出现的问题得到及时有效地反馈问题和沟通畅通,请各单位在11月18日下午下班之前报送本单位负责此项工作的信息管理员联系方式给党政办公室马磊老师,报送方式见附件三。

在系统测试过程中如有使用方面的问题,可致电以下电话(党政办公室 马磊 83116236)进行咨询,也可通过本部门的信息员在OA项目专用的QQ群和微信群进行咨询。

新系统测试过程中,难免存在一些问题和不便之处,我们将和软件开发公司一起尽快解决,也希望得到大家的理解和支持。

党政办公室、人事处、网络与信息化管理处

2016年11月16日

附件【附件二:西安工程大学网上协同办公(OA)系统培训方案.docx已下载
附件【附件一:西安工程大学网上协同办公(OA)系统登录方法示范.pptx已下载
附件【附件三:网上协同办公(OA)系统各单位信息管理员报送信息表.docx已下载
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